많은 임대인이 제소전화해를 상담받는 과정에서 "신청서만 내면 곧 화해조서가 나오는 것 아니냐"고 묻습니다. 실제로는 신청 접수부터 화해조서 성립까지 사이에 여러 관문이 있고, 그 관문 중 하나라도 걸리면 절차가 다른 방향으로 흘러갑니다. 이 글에서는 그 관문들을 하나씩 짚어가며, 화해조서란 정확히 무엇을 갖췄을 때 완성되는 문서인지를 확인해 보겠습니다.

이런 상황이라면 이 글이 답이 됩니다.

• 제소전화해를 신청하면 무조건 화해조서가 나온다고 알고 계신 임대인
• 화해기일을 앞두고 상대방이 나오지 않을까 걱정되시는 분
• 위임장에 인감을 찍으면서도 본인이 직접 법원에 가야 하는지 궁금한 분
• 계약서에 넣고 싶은 조항이 화해조서에 그대로 들어가는지 확인하고 싶은 분
• 화해가 불성립되면 처음부터 다시 소송을 준비해야 하는지 걱정되는 분

화해조서란 무엇인가 — 결론부터 말씀드리면

화해조서란, 소송을 시작하기 전 임대인과 임차인이 다투는 사정과 합의 내용을 법원에 밝혀 성립시키는 조서로, 이 조서에 화해 내용을 적으면 확정판결과 같은 효력을 가집니다(민사소송법 제220조). 확정판결과 같은 효력을 가진다는 것은 이 조서 한 장이 별도의 본안 소송 없이도 강제집행에 곧바로 쓰일 수 있는 집행권원이 된다는 뜻입니다(민사집행법 제56조5호).

그런데 여기서 꼭 짚어야 할 부분이 있습니다. 화해조서란 임대인만을 위한 서류가 아니라는 점입니다. 임차인이 화해 내용에 동의하지 않으면 애초에 조서 자체가 성립할 수 없기 때문에, 실무에서 화해조서는 결국 양쪽을 함께 지키는 균형 잡힌 조서로 설계될 때 비로소 끝까지 효력을 유지합니다. 한쪽에만 유리한 조항으로 채워진 화해조서는 기일 단계에서부터 성립이 어려워지는 경우가 많습니다.

문제는 이 화해조서란 표현을 두고 많은 분들이 "신청만 하면 나오는 서류" 정도로 오해한다는 데 있습니다. 실제로는 신청 이후에도 여러 단계에서 조서가 성립하지 못하고 끝나는 경우가 적지 않습니다. 아래에서는 화해조서가 나오지 않는 다섯 가지 장면을 순서대로 짚어보면서, 화해조서란 무엇이고 무엇이 아닌지를 거꾸로 확인해 보겠습니다.

이런 균형이 왜 중요한지는 화해조서를 다뤄 온 실무 경험을 통해서도 확인됩니다. 15년 넘게 제소전화해만 전문적으로 다뤄 오며 3,600건이 넘는 화해조서를 직접 성립시킨 사례를 보면, 조서가 문제없이 성립하고 이후 효력까지 유지되는 사건일수록 신청 단계에서부터 임차인이 받아들일 수 있는 표현으로 조항을 다듬어 둔 경우가 많았습니다. 반대로 한쪽 입장만 강하게 반영한 조항을 그대로 밀어붙인 사건에서는 기일 자체가 순조롭게 넘어가지 못하는 경우가 자주 확인되었습니다.

신청만 하면 화해조서가 나올까?

결론부터 말씀드리면 그렇지 않습니다. 제소전화해 신청은 화해조서를 향한 출발점일 뿐, 그 자체가 화해조서는 아닙니다. 민사상 다툼에 관하여 당사자는 청구의 취지와 원인, 다투는 사정을 밝혀 상대방의 보통재판적이 있는 곳의 지방법원에 화해를 신청할 수 있고(민사소송법 제385조①), 신청이 접수되면 법원은 화해기일을 지정합니다.

여기서부터가 진짜 시작입니다. 화해기일이 잡혔다고 해서 그날 자동으로 조서가 만들어지는 것도 아닙니다. 기일에 누가 나오는지, 어떤 내용으로 합의가 되는지, 법원이 대리권을 어떻게 확인하는지, 조항 내용에 문제는 없는지에 따라 결과가 달라집니다. 신청서를 아무리 꼼꼼히 써도 이 단계들을 통과하지 못하면 조서는 결국 만들어지지 않습니다.

그래서 이 글은 화해조서가 무엇인지를 정의부터 나열하는 대신, 조서가 나오지 않는 다섯 가지 경우를 먼저 보여드리려 합니다. 어떤 상황에서 조서 성립이 좌절되는지를 알면, 반대로 어떤 조건이 갖춰져야 화해조서가 확정판결과 같은 효력을 갖는 문서로 완성되는지가 뚜렷해지기 때문입니다.

이 다섯 가지를 미리 알아두면 좋은 이유는 또 있습니다. 신청 전 상담 단계에서 "우리 사건은 이 중 어디에 해당할 가능성이 있는지"를 함께 점검해 보면, 신청서 초안을 다듬는 방향이 훨씬 구체적으로 잡힙니다. 예를 들어 임차인과의 관계가 이미 껄끄러워진 상태라면 ①과 ②를 특히 염두에 두고 준비해야 하고, 법인이나 여러 명의 공동임대인이 얽힌 사건이라면 ③을 미리 대비하는 편이 안전합니다.

① 화해기일에 누군가 나오지 않았을 때

첫 번째는 가장 단순하면서도 실무에서 자주 확인되는 장면입니다. 신청인 또는 상대방이 화해기일에 출석하지 않으면 법원은 화해가 성립되지 아니한 것으로 볼 수 있습니다(민사소송법 제387조②). 조문이 "본다"가 아니라 "볼 수 있다"로 되어 있다는 점에 주의할 필요가 있습니다. 불출석이 있었다고 해서 기계적으로 곧바로 불성립 처리가 확정되는 구조라기보다는, 법원이 사건의 경과를 살펴 판단하는 재량의 여지가 있는 규정으로 읽힙니다.

임대인 쪽에서 흔히 놓치는 부분은 상대방인 임차인의 출석 여부입니다. 신청인이 아무리 성실하게 준비해도 임차인이 기일에 나오지 않으면 그 회차의 화해는 진행될 수 없습니다. 이 때문에 실무에서는 임차인에게 기일 통지가 정확히 도달했는지, 임차인이 화해에 임할 의사가 있는지를 신청 전 단계에서부터 확인하는 절차가 중요하게 다뤄집니다.

반대로 신청인 쪽 불출석도 같은 결과로 이어질 수 있습니다. 의뢰인 본인이 아니라 대리인이 출석하는 구조라 하더라도, 대리인 선임과 위임 절차가 제대로 갖춰지지 않은 채 기일에 임하면 절차가 지연되거나 불성립으로 흐를 위험이 있습니다. 화해조서란 결국 양쪽이 기일이라는 관문을 함께 통과해야 만들어지는 문서라는 점이 이 장면에서 가장 분명하게 드러납니다.

그래서 신청 단계에서부터 임차인의 연락처와 송달받을 주소를 정확히 확보해 두는 작업이 중요하게 다뤄집니다. 임차인이 이미 다른 곳으로 옮겨 갔거나 연락이 닿지 않는 상태라면 기일 통지 자체가 원활하지 않을 수 있고, 이는 곧 불출석으로 인한 불성립 위험으로 이어질 수 있습니다. 계약 체결 시점에 화해신청을 함께 준비해 두면 이런 송달 문제를 상대적으로 줄일 수 있다는 점도 함께 안내해 드리는 부분입니다.

② 합의는 했지만 조건이 맞물리지 않았을 때

두 번째는 기일에 양쪽이 모두 출석했는데도 조서가 나오지 않는 경우입니다. 화해가 성립되지 아니한 때에는 법원사무관등이 그 사유를 조서에 적고, 그 조서등본을 당사자에게 송달합니다(민사소송법 제387조①③). 출석은 했지만 화해조항의 구체적인 표현, 예를 들어 명도 시기를 확정기한으로 할지 조건부로 할지를 두고 이견이 좁혀지지 않으면 이 단계에서 절차가 멈춥니다.

실무에서는 이 지점이 신청서 작성 단계의 준비 부족과 맞닿아 있는 경우가 많습니다. 화해조항 초안이 지나치게 모호하거나, 반대로 한쪽에만 유리하게 치우쳐 있으면 기일에서 합의점을 찾기 어려워집니다. 그래서 신청서를 낼 때부터 목적물 표시와 명도 조건, 연체 발생 시 대응 방식을 최대한 구체적으로 정리해 두는 작업이 이후 기일 진행을 좌우합니다.

이 경우에도 절차가 완전히 끝나는 것은 아닙니다. 뒤에서 살펴볼 소제기신청 제도를 통해 같은 사건을 소송 절차로 이어갈 수 있는 길이 열려 있습니다. 다만 그 전에, 애초에 조건이 맞물리지 않는 상황 자체를 줄이려면 신청 단계에서 화해조항을 얼마나 정교하게 설계했는지가 관건이라는 점을 짚어두고 넘어가겠습니다.

실무에서 이견이 자주 발생하는 부분을 조금 더 구체적으로 보면, 연체가 발생했을 때 곧바로 강제집행 절차로 넘어갈 수 있는 조건을 어떤 표현으로 남길지, 목적물의 범위를 도면까지 첨부해 명확히 할지, 원상복구 범위를 어디까지로 정할지 등이 대표적입니다. 이런 세부 표현 하나하나가 훗날 조서의 효력을 좌우하기 때문에, 기일에서 갑자기 논의하기보다 신청 전 상담 단계에서 미리 정리해 두는 편이 안전합니다.

③ 법원이 대리인이 아니라 본인 출석을 명했을 때

세 번째는 상대적으로 덜 알려진 장면입니다. 제소전화해는 대리인을 통해 진행하고 의뢰인 본인은 기일에 나가지 않아도 되는 절차로 안내되는 경우가 많고, 실제로도 원칙적으로는 그렇습니다. 그런데 법원은 필요한 경우 대리권의 유무를 조사하기 위하여 당사자본인 또는 법정대리인의 출석을 명할 수 있습니다(민사소송법 제385조③). "명하여야 한다"가 아니라 "명할 수 있다"로 규정되어 있어, 이는 법원이 사건별로 판단하는 재량 규정입니다.

본인출석명령이 나오는 구체적인 기준까지 법률에 나열되어 있지는 않으므로, 어떤 사정이면 명령이 내려지는지를 미리 단정할 수는 없습니다. 다만 위임 경위가 불분명하거나 서류만으로는 대리권 확인이 어려운 사정이 있을 때 이 제도가 활용될 여지가 있다고 이해하시면 됩니다.

본인출석명령에 응하지 않았을 때 그 자체가 곧바로 앞서 본 제387조②의 불출석 불성립으로 이어지는지는 단정할 수 없습니다. 다만 대리권이 확인되지 않으면 화해 절차 진행 자체가 어려워질 수 있다는 점은 분명합니다. 그래서 위임장은 2부를 인감으로 작성하고, 인감증명서는 2개월 이내 발급분을 준비하며, 법인이 당사자라면 법인인감증명서와 법인등기부까지 함께 갖추는 준비가 필요합니다.

소송대리권 수여에 흠이 있었던 사실은 조서가 확정된 뒤에도 준재심 사유가 될 수 있습니다(민사소송법 제461조, 제451조①3호). 다만 추인이 있었던 경우는 예외로 규정되어 있습니다. 결국 대리권을 둘러싼 서류를 처음부터 꼼꼼히 갖추는 것이, 화해조서가 성립한 뒤에도 다시 흔들리지 않도록 하는 가장 확실한 방법입니다.

④ 임차인에게 불리한 조항이 그대로 남아 있을 때

네 번째는 조항 내용 자체의 문제입니다. 상가건물 임대차보호법 제15조와 주택임대차보호법 제10조는 각각의 법에 위반된 약정으로서 임차인에게 불리한 것은 효력이 없다고 정하고 있습니다. 임대인에게 불리한 조항까지 이 규정으로 무효가 되는 것은 아니라는 점에서, 이 강행규정은 어디까지나 임차인을 보호하기 위한 편면적인 성격을 가집니다.

실무에서 자주 문제 되는 예로는 권리금 회수기회를 사전에 포기시키는 조항이나, 임차인의 계약갱신요구권 자체를 포기시키는 조항이 있습니다. 이런 조항은 강행규정에 저촉되기 때문에 애초에 화해조서에 그대로 담을 수 없고, 법원이 이를 확인하면 보정을 요구하게 됩니다.

다만 보정명령이 신청 즉시 나오는 것은 아니라는 점도 함께 알아두어야 합니다. 실무상 보정명령은 재판부가 사건을 배정받은 이후에 나오는 절차입니다. 신청서를 낸 직후부터 곧바로 조항 문제를 지적받는 구조가 아니라, 재판부 배정과 검토를 거친 뒤에 보정이 필요한 부분이 정리되어 나온다는 흐름을 이해하고 있으면 일정을 가늠하는 데 도움이 됩니다.

결국 이 네 번째 장면이 보여주는 것은, 화해조서란 당사자가 원하는 내용을 무엇이든 담을 수 있는 자유로운 서류가 아니라는 사실입니다. 강행규정이라는 최소한의 테두리 안에서 조항을 설계해야 조서가 무리 없이 성립하고, 성립한 뒤에도 흔들리지 않는 효력을 유지할 수 있습니다.

그래서 신청서 초안을 작성하는 단계에서부터 상가건물 임대차보호법 제15조와 주택임대차보호법 제10조에 저촉될 만한 표현이 있는지를 먼저 점검해 두는 편이 안전합니다. 이렇게 미리 걸러 두면, 설령 재판부 배정 이후 보정이 필요한 부분이 나오더라도 어느 조항을 어떻게 고쳐야 하는지에 대한 방향은 이미 세워 둔 상태에서 대응할 수 있습니다.

⑤ 신청인이 스스로 신청을 접었을 때

다섯 번째는 상대방의 문제도, 조항의 문제도 아니라 신청인 스스로 절차를 그만두는 경우입니다. 화해신청에는 그 성질에 어긋나지 아니하면 소에 관한 규정을 준용합니다(민사소송법 제385조④). 이 준용 규정에 따라 소의 취하에 관한 제267조가 화해신청의 취하에도 함께 다뤄지는 구조입니다.

취하된 부분은 처음부터 계속되지 아니한 것으로 봅니다(제267조①). 신청 자체가 처음부터 없었던 것처럼 정리된다는 뜻입니다. 여기서 흔히 헷갈리는 부분이 있는데, 같은 조 제2항의 재소금지는 본안에 대한 종국판결이 있은 뒤에 소를 취하한 경우에만 적용되는 규정입니다. 화해조서가 성립하기 전 신청 단계에서 취하하는 경우까지 재소금지 규정을 끌어와 다시는 같은 내용으로 신청할 수 없다고 이해하는 것은 정확하지 않습니다.

신청을 접는 이유는 다양합니다. 협상 과정에서 임차인과 직접 합의점을 찾았을 수도 있고, 반대로 상황이 바뀌어 제소전화해보다 다른 절차가 더 적합하다고 판단했을 수도 있습니다. 어떤 이유든 취하 자체는 신청인의 선택으로 가능한 절차이며, 이 역시 화해조서가 신청만으로 자동 완성되지 않는다는 사실을 보여주는 장면 중 하나입니다.

다만 취하를 결정하기 전에는 신중히 따져볼 부분이 있습니다. 이미 화해기일이 여러 차례 진행되어 조항 대부분이 정리된 상태라면, 취하보다는 남은 쟁점만 마저 조율해 성립까지 가는 편이 시간과 비용 모두에서 유리한 경우가 많습니다. 반대로 애초에 임차인 쪽에서 협의 자체에 응할 의사가 없다는 사실이 확인되었다면, 취하 후 다른 절차를 검토하는 편이 더 빠른 해결로 이어질 수 있습니다.

그렇다면 불성립 뒤에는 어떻게 될까?

앞서 살펴본 장면 중 ①②③처럼 절차가 진행되었지만 성립에 이르지 못한 경우, 그것으로 모든 노력이 끝나는 것은 아닙니다. 이 경우 당사자는 소제기신청을 할 수 있습니다(민사소송법 제388조①). 적법한 소제기신청이 있으면 화해신청을 한 때에 소가 제기된 것으로 보고, 법원사무관등은 바로 소송기록을 관할법원으로 보냅니다(②).

다만 이 신청에는 기한이 있습니다. 조서등본이 송달된 날부터 2주 이내에 해야 하며, 송달되기 전에도 신청할 수 있습니다(③). 그리고 이 2주라는 기간은 불변기간으로 정해져 있습니다(④). 불변기간이라는 것은 법원이 재량으로 늘리거나 줄여줄 수 있는 성격의 기간이 아니라는 뜻이므로, 조서등본을 받은 날짜를 정확히 기록해 두는 것이 중요합니다.

비용 측면에서도 정리해 둘 부분이 있습니다. 화해비용은 화해가 성립된 경우에는 특별한 합의가 없으면 당사자들이 각자 부담하고, 성립되지 아니한 경우에는 신청인이 부담합니다. 다만 소제기신청이 있는 경우에는 이 화해비용이 소송비용의 일부로 흡수됩니다(민사소송법 제389조). 즉 불성립으로 끝났다고 해서 그동안 들인 절차가 완전히 헛수고로 남는 구조는 아닙니다.

정리하면, 화해조서가 나오지 않았다는 결과가 곧 처음부터 다시 시작해야 한다는 뜻은 아닙니다. 소제기신청이라는 통로를 통해 같은 절차의 연속선상에서 소송으로 넘어갈 수 있고, 이 통로를 쓸지 여부는 2주라는 짧은 기간 안에 판단해야 하는 문제입니다.

다만 실무적으로는 소제기신청까지 가는 사건 자체가 드물다는 점도 함께 말씀드리고 싶습니다. 다섯 가지 장면에서 살펴본 것처럼, 불성립으로 흐르는 원인 대부분은 신청 전 단계에서 미리 점검하면 줄일 수 있는 요소들입니다. 그래서 신청서를 접수하기 전에 기일 진행 가능성과 조항의 균형을 한 번 더 확인하는 절차 자체가, 결과적으로 소제기신청이라는 다음 단계까지 가지 않도록 만드는 가장 실질적인 방법이 됩니다.

성립하면 남는 것 — 조서와 공정증서를 짧게 비교하면

반대로 다섯 가지 장면을 모두 피해 화해가 성립하면 어떤 문서가 남을까요. 화해가 성립된 때에는 법원사무관등이 조서에 당사자, 법정대리인, 청구의 취지와 원인, 화해조항, 날짜와 법원을 표시하고, 판사와 법원사무관등이 기명날인 또는 서명합니다(민사소송법 제386조). 이 조서에 담기는 화해조항을 구체적으로 어떻게 설계하느냐는 신청서 작성 단계에서 결정되는 문제이므로, 여기서는 조서 자체의 작성 주체와 형식만 간단히 짚고 넘어갑니다.

화해조서와 자주 비교되는 문서로 공정증서가 있습니다. 임차건물의 인도 또는 반환에 관한 공정증서는 임대인과 임차인 사이의 임대차 관계 종료를 원인으로 임차건물을 인도 또는 반환하기 전 6개월 이내에 작성되는 경우로서, 임차인에 대한 금원 지급에 대해서도 강제집행을 승낙하는 취지의 합의가 함께 포함되어 있을 때에만 작성할 수 있습니다(공증인법 제56조의3①). 즉 공정증서는 임대차가 끝나가는 시점에서만 쓸 수 있는 문서입니다.

반면 화해조서는 계약을 체결하는 시점처럼 임대차가 아직 시작 단계일 때도 미리 준비해 둘 수 있다는 차이가 있습니다. 그래서 계약과 동시에 향후 문제를 대비하려는 임대인이라면 제소전화해가, 임대차가 곧 끝나는 시점에서 인도·반환 문제만 정리하려는 경우라면 공정증서가 각각 더 맞는 선택지로 검토되곤 합니다. 화해조서는 이처럼 활용할 수 있는 시점의 폭이 넓다는 점에서도 공정증서와 구분됩니다.

실제로 상담을 받는 임대인 중에는 계약 초기에는 공정증서만 알고 있다가, 계약 종료까지 아직 기간이 많이 남아 있어 공정증서를 쓸 수 없다는 사실을 뒤늦게 확인하는 경우가 있습니다. 공정증서는 인도·반환 전 6개월 이내라는 시점 요건이 분명하기 때문에, 계약 초기나 중반에는 애초에 검토 대상이 되지 않습니다. 이런 시점 문제 때문에라도 계약을 맺는 시점에 화해조서란 선택지를 함께 검토해 두는 편이 이후 선택의 폭을 넓혀 줍니다.

두 문서 모두 확정판결과 같은 효력을 갖춘 집행권원이라는 공통점이 있지만, 만들어지는 시점과 요건이 이렇게 다르기 때문에 어느 한쪽만 알고 있으면 정작 필요한 시점에 선택지가 없는 상황을 맞을 수 있습니다. 임대차 계약을 새로 맺을 때는 화해조서를, 계약이 얼마 남지 않은 시점에서 인도·반환 문제만 정리하고 싶을 때는 공정증서를 검토하는 식으로 시점에 맞춰 구분해 두시길 권해 드립니다. 두 문서 중 어떤 쪽이 현재 상황에 맞는지는 계약 종료 시점까지 남은 기간을 기준으로 비교적 간단히 가늠할 수 있습니다.

실제로는 이렇게 진행됩니다

다섯 가지 장면과 성립 후의 문서까지 살펴보았다면, 이제 실제 절차가 어떤 흐름으로 진행되는지를 간단히 정리해 드리겠습니다. 상담은 전화로 시작됩니다. 보통 10분에서 20분 정도 상황을 여쭙고, 화해조항으로 어떤 내용을 담을 수 있는지, 이번 사건이 앞서 본 다섯 장면 중 어디에 걸릴 가능성이 있는지를 함께 짚어드립니다.

상담 이후에는 필요한 자료와 함께 정확한 견적을 이메일로 안내해 드립니다. 신청인이 진행을 결정하면 그다음부터는 서류 접수와 법원 절차를 법무법인이 대행하는 구조로 넘어갑니다. 신청서에 첨부할 계약서 사본, 등기부, 건축물대장, 위임장과 인감증명서 같은 서류를 안내에 따라 준비해 주시면, 법원 접수부터 화해기일 진행까지는 대리인이 맡아 진행합니다.

이 과정에서 의뢰인이 직접 관여하는 부분은 상담과 자료 확인, 접수 단계 정도이며, 화해기일에 직접 출석해야 하는 경우는 원칙적으로 없습니다. 다만 앞서 살펴본 것처럼 법원이 대리권 확인을 위해 본인출석을 명하는 예외적인 상황이 있을 수 있으므로, 이 가능성 자체는 미리 안내해 드리고 있습니다. 화해가 성립되면 조서가 작성되고, 이후 당사자에게 송달되는 절차로 마무리됩니다. 신청부터 화해조서 성립까지는 평균적으로 6개월 정도가 걸리며, 사건에 따라 3개월에서 9개월 사이에서 마무리되는 경우가 많습니다.

강제집행이 실제로 필요해지는 상황에서는, 화해조서를 근거로 집행문과 송달증명을 발급받는 절차까지 안내해 드립니다. 다만 강제집행의 실행 자체, 즉 집행관을 통한 실제 명도 절차는 법무법인이 직접 수행하는 영역이 아니라는 점도 함께 말씀드립니다. 이런 전체 흐름을 미리 알고 있으면, 신청 이후 각 단계에서 무엇을 준비해야 하는지 훨씬 수월하게 가늠할 수 있습니다. 처음 상담을 받으실 때 이 다섯 단계를 미리 그려 두고 질문을 준비해 오시면, 짧은 통화 안에서도 훨씬 구체적인 안내를 받으실 수 있습니다.

자주 묻는 질문